Dit zijn de acht prompts uit het webinar AI voor programmaleiders, projectleiders en -ondersteuners. Ze staan hier compleet, zodat je ze direct kunt kopiëren. Vul de vierkante haken in met je eigen project en je bent binnen een minuut aan het werk.
De prompts hieronder zijn allemaal op dezelfde manier gebouwd. Ken je die vier onderdelen, dan kun je elke prompt zelf aanpassen aan je eigen project.
Twee dingen om te onthouden. Wat je in élke prompt herhaalt, hoort in je projectinstructies; wat je in élk project herhaalt, hoort in een template of skill. En: AI is een matige schrijver en een uitstekende criticus. Twee van de prompts hieronder gebruiken dat expliciet.
Voor marktverkenning vóór een aanbesteding, een leveranciersvergelijking, subsidie- en regelingenonderzoek, of de vraag hoe vergelijkbare organisaties een soortgelijk traject hebben aangepakt. Gebruik hiervoor Deep Research in ChatGPT of Mistral Vibe: die zoekt zelfstandig, leest tientallen bronnen en levert een onderbouwd rapport.
Die laatste zin is de belangrijkste van de hele prompt. Zonder die instructie vult de AI gaten op in plaats van ze te benoemen. Controleer altijd minimaal drie bronnen zelf en klik door naar het origineel: Deep Research is sterk, maar citeert soms een blog waar een wet had moeten staan. En het levert nooit een besluit, alleen materiaal.
Begin niet met "schrijf een projectplan". Dat levert een generiek stuk op dat je toch weggooit. Werk in drie stappen: geef je eigen sjabloon mee, geef de kaders, en laat de AI eerst vragen stellen.
Upload het format dat je organisatie gebruikt, of plak de kopjes. Dan vult de AI jouw structuur, niet een Amerikaanse. Let op: een projectplan bevat vaak nog niet openbare informatie over inkoop, locaties of personen. Gebruik alleen een goedgekeurde tool en anonimiseer waar het kan.
De sterkste inzet van AI in projectwerk is niet schrijven maar tegenspreken. Deze prompt levert vrijwel altijd twee of drie punten op die in het team niet gezegd worden.
Werk je niet bij een gemeente? Vervang de rol door de context die bij jou past, bijvoorbeeld "een kritische auditor van IT-projecten bij een verzekeraar".
Je hebt geen nieuwe planningstool nodig om AI te gebruiken bij planning. Geef de einddatum, de fasen die je kent, en de dingen die tijd kosten maar vaak vergeten worden.
Die CSV is de sleutel: die importeer je in Excel, Planner, Smartsheet of wat je organisatie ook gebruikt. Zo werkt dit ongeacht je tooling. Bij een bedrijf vervang je de gemeentelijke ritmes door inkoopdoorlooptijden, vakantieperiodes, boekjaarafsluiting en releasekalender. Bij een gemeente kun je ook ter inzage leggen en bezwaartermijnen toevoegen.
Dit is de risicoanalyse die je anders in een workshop van twee uur doet. Gebruik het direct na prompt 4, of los op een bestaande planning.
Neem de uitkomst mee naar je team en vraag per punt: klopt dit, en zo ja, wie pakt het op? De AI stelt de vragen, het team geeft de antwoorden.
De usecase met de snelste winst en het minste risico. Teams maakt het transcript en de samenvatting, jij maakt de besluitenlijst.
"Gebruik alleen wat er staat" is het belangrijkste deel van deze prompt: zo voorkom je dat de AI besluiten verzint. En blok 3 is vaak het interessantst, want daar staat wat nog open is.
Uit hetzelfde projectverslag drie versies maken. Bij een gemeente: een stuurgroepmemo, een teamupdate en een raadsinformatiebrief. Bij een bedrijf: directierapportage, teamupdate en klantcommunicatie.
Werkt een versie goed? Leg die vorm dan vast als template of vaste prompt. Volgende maand kost dezelfde rapportage tien minuten.
Een vertraging of budgetoverschrijding melden zonder dat het bericht óf hard óf vaag wordt. Gebruik dit op je eigen concepttekst.
Vraag er een tweede ronde bij: "wat zou een kritische lezer hier tussen de regels lezen?" Dat haalt de resterende vaagheid eruit.
Deze prompts werken alleen als je ze in een goedgekeurde tool gebruikt, en als je let op wat je erin plakt.
De truc die het vaakst helpt: vervang namen door rollen. "De leverancier", "de inwoner", "teamlid A". Zo kun je vaak alsnog AI gebruiken bij een gevoelige casus, zonder dat er persoonsgegevens in de tool terechtkomen.
Kies één prompt uit dit handboek en gebruik die deze week drie keer op echt werk. Niet vier prompts één keer, maar één prompt drie keer. Dan merk je waar je hem moet bijstellen. Vragen of een prompt die bij jou niet werkt? Stel ze in de community, dan kijken we er samen naar.
Nog geen opmerkingen.